Notater der kan genfindes: gode vaner til efterårets research

De sidste måneder af året har ofte en særlig rytme. Sommerens løse planer er afløst af faste mødetider, frister og den lange række af sager, der skal afsluttes før jul. Netop derfor er det et godt tidspunkt at kigge på, hvordan du tager noter, for de dårlige vaner viser sig, når tempoet stiger.

Jeg møder ofte kursister, der har en høj stak notesbøger og en fornemmelse af, at svaret findes derinde et sted. Problemet er sjældent, at de har noteret for lidt. Det er, at notaterne ikke kan genfindes, og at de ikke skelner mellem det, kilden sagde, og det, man selv tænkte undervejs.

Du behøver ikke et nyt system for at komme i gang. Du behøver et par små aftaler med dig selv, som du kan holde i de næste uger, mens dagene er korte, og du alligevel sidder indendørs med dit materiale.

En note, der kan bruges senere, har få faste dele. Kilden: hvem sagde det, eller hvilket dokument står det i. Tidspunktet: hvornår talte du med personen, eller hvornår læste du det. Stedet i materialet: sidetal, minuttal i en optagelse eller afsnit. Og din egen status: er det bekræftet, ukontrolleret eller bare en idé.

Det lyder som meget, men det tager ti sekunder per note, når det bliver en vane. Jeg anbefaler, at du skriver de fire ting i samme rækkefølge hver gang, så øjet lærer, hvor det skal kigge. Sådan sparer du minutter, hver gang du leder efter en udtalelse eller et tal.

I undervisningen lader vi kursisterne genfinde en bestemt oplysning i deres egne gamle noter. Øvelsen afslører hurtigt, hvilke af de fire dele der oftest mangler, og det er næsten altid tidspunktet og din egen status.

• Kilde: navn, rolle eller dokumenttitel
• Tidspunkt: dato og eventuelt klokkeslæt
• Placering: side, afsnit eller minuttal
• Status: bekræftet, uafklaret eller egen tanke

Den hyppigste fejl i noter er, at tre slags tekst flyder sammen. Et ordret citat, en omskrivning af det, kilden mente, og dine egne indfald står i samme skrift og samme farve. Tre uger senere kan du ikke se, hvad der er hvad, og så bliver det risikabelt at bruge noterne.

Vælg en enkel markering, der virker på papir og på skærm. Citater i anførselstegn, parafraser uden tegn og egne tanker i en parentes eller med et fast tegn foran. Det vigtige er ikke, hvilket tegn du bruger, men at du bruger det hver gang og aldrig skifter midt i et projekt.

Mange vælger farver i stedet, og det fungerer, så længe du ikke kun har tre kuglepenne med dig i toget. Tegn i teksten overlever både kopiering, scanning og sort-hvid udskrift, og derfor foretrækker jeg dem som grundregel.

Genfinding sker næsten aldrig ved at bladre. Den sker ved at huske et ord. Derfor skal hver notatside eller hvert dokument have et par stikord, der svarer til de ord, du selv ville søge på: personens navn, sagens arbejdstitel, temaet. Skriv dem øverst, før du lægger noterne væk.

Skriver du i hånden, kan du hver aften bruge fem minutter på at skrive stikordene ind i en simpel liste med sidetal. Skriver du digitalt, så navngiv filen med dato, sag og kilde, og hold dig til samme mønster. Et navn som sagsnavn, dato og kilde kan sorteres, hvor et navn som notater nr. 2 ikke kan.

Vent ikke til weekenden med at gøre det. Den bedste tid er samme dag, hvor du stadig ved, hvad du mente med din stenografi og de halve sætninger. Efter en uge er halvdelen af dem gådefulde, også for dig selv.

• Skriv tre til fem stikord øverst på hver notatside
• Brug samme filnavnsmønster til alle digitale noter
• Gennemgå dagens noter, før du lukker computeren

Rutiner holder, når de er korte. Jeg foreslår en rundt tid på ti minutter til sidst på arbejdsdagen: læs dagens noter igennem, ret det uklare, tilføj status på det, du har fået bekræftet, og skriv en linje øverst om, hvad der skal ske som det næste i sagen.

Den sidste linje er mere værd, end den ser ud til. Når du åbner materialet næste morgen, ved du med det samme, hvor du slap. Det sparer den langsomme opstart, hvor man ellers genlæser alt og mister en halv time på at komme ind i sagen igen.

Hold rutinen uden for kalenderens store øjeblikke. Den skal kunne klares, også på en dag med travlhed og mødeaflysninger. Hvis den kræver overskud, falder den fra første gang, du er presset, og så har du ikke vundet noget.

Tag et afsluttet projekt og prøv at genfinde tre oplysninger i dine gamle noter. Mål, hvor lang tid det tager, og noter, hvad der gjorde det svært. Det er din egen baseline, og den er mere ærlig end nogen teori om, hvad der er god notatteknik.

Vælg derefter kun én ny vane ad gangen. Start med de fire faste dele, tilføj markering af citater i uge to og stikord i uge tre. Prøver du alt på én gang, falder du tilbage til gamle mønstre, så snart en deadline rykker tæt på.

På modulet Notatteknik i praksis arbejder vi med netop denne type øvelser og med arbejdsark, du kan bruge med det samme. Du får lov at afprøve metoderne på dit eget materiale og se, hvilken kombination der passer til den måde, du faktisk arbejder på.