Hvad koster det at få orden i dokumenterne, og hvad styrer prisen

Når kursister spørger, hvad dokumentorganisering koster, tænker de ofte på programmer og abonnementer. I praksis er den største post den tid, du bruger på at opbygge systemet og på at passe det bagefter. En mappestruktur kan oprettes på en eftermiddag, men det tager uger at vænne sig til at bruge den hver gang, du modtager en fil eller gemmer en optagelse.

Jeg plejer at sige, at du betaler to gange: første gang, når du indretter systemet, og anden gang hver uge, når du holder det ved lige. Den anden betaling er lille, men den er tilbagevendende. Springer du den over, vokser rodet, og så får du en stor regning, den dag du leder efter et dokument fra for flere måneder siden.

På kurset regner vi derfor i minutter pr. dokument. Hvis navngivning og placering tager under et minut, holder vanen. Tager det fem minutter, opgiver de fleste efter få uger, uanset hvor flot strukturen ser ud på papiret.

En enkelt researchsag med tyve dokumenter kræver næsten ingen struktur. En sag med flere hundrede filer, e-mails, lydoptagelser og skærmbilleder kræver faste regler for navne, datoer og versioner. Jo mere materiale, jo dyrere bliver det at være uordentlig, og jo mere lønner det sig at investere i en stram opbygning fra start.

Mange gør den fejl at bygge et tungt system til en lille sag. Resultatet er, at de bruger mere tid på at arkivere end på at researche. På kurset lærer du at vurdere sagens størrelse først og vælge et niveau af orden, der passer. Et let system, du bruger, er bedre end et grundigt, du dropper.

Husk også, at materiale vokser undervejs. En sag, der startede småt, kan ende stor. Derfor anbefaler jeg en grundstruktur, der kan udvides uden at du skal flytte alt om.

• Få dokumenter: én mappe og en fast navngivning er nok
• Mellemstor sag: undermapper efter kilde eller tema
• Stor sag: dato i filnavnet, versionsnummer og en indholdsliste

Selve navngivningen koster ingen penge. Du kan bruge de værktøjer, du allerede har på din computer. Det, der koster, er at beslutte en regel og følge den. En god regel er kort, kan læses af andre og sorterer sig selv, for eksempel dato først, så kilde, så et par ord om indholdet.

Jeg ser ofte, at kursister bruger en aften på at finde det perfekte system og derefter ikke bruger det. Det dyreste er den perfekte regel, der er så besværlig, at du undlader den. Vi øver derfor med reelle eksempelfiler og tæller, hvor lang tid det tager at navngive ti dokumenter efter reglen.

Arbejdsarket i modulet indeholder en enkel skabelon, du kan tilpasse. Det vigtigste er, at du skriver reglen ned og hænger den, hvor du kan se den, i hvert fald de første uger, indtil den sidder i fingrene.

Sikkerhedskopiering er den post, flest sparer væk, indtil noget går galt. Prisen er typisk en ekstern disk eller en betalt lagerplads i en sky, og begge dele ligger på et beløb, de fleste kan overskue. Det reelle spørgsmål er, om du faktisk tager kopien, og om du nogensinde har prøvet at gendanne fra den.

En tommelfingerregel fra undervisningen er at have materialet på mindst to forskellige steder, og at det ene sted ikke er i samme rum som det andet. Det lyder meget, men når du først har sat det op, kører det næsten af sig selv.

Overvej også følsomme kilder. Hvis dit materiale indeholder oplysninger om personer, der har fået tilsagn om fortrolighed, må du tænke over, hvor kopierne ligger, og hvem der kan åbne dem. Det kan betyde, at du vælger en løsning, der koster lidt mere, men som du har fuld kontrol over.

• Tag kopi efter hver arbejdsdag eller hver større tilføjelse
• Gendan en enkelt fil som prøve, mindst en gang i kvartalet
• Opbevar mindst én kopi uden for hjemmet eller redaktionen

Et system er ikke færdigt, når det er bygget. Du skal rydde op, flytte afsluttede sager til et arkiv og slette dubletter. Afsæt en fast halv time om ugen, og lad den være en del af arbejdsugen på linje med andre opgaver. Mange vælger fredag eftermiddag, hvor tempoet er lavere.

Vedligeholdet er også stedet, hvor du opdager huller. Mangler der en dato på en optagelse, eller er en kilde ikke registreret, er det nemmere at rette, mens du stadig husker sammenhængen. Venter du, bliver det gæt, og gæt er dårlig research.

I efteråret, hvor mange begynder nye projekter, ser jeg flest give op omkring uge tre til fire. Gør vedligeholdet så lille og så fast, at det ikke kræver motivation, bare en vane. Det er den billigste måde at beskytte det arbejde, du allerede har lagt.

Start med at tælle, hvor mange sager du arbejder på samtidig, og hvor længe du skal kunne finde materialet igen. Er svaret et par uger, behøver du ikke meget. Er svaret måneder eller år, bør du bygge strukturen omhyggeligt og afsætte tid til vedligehold fra første dag.

Spørg dig selv, hvem andre der skal kunne finde rundt i materialet. Arbejder du alene, kan du tillade dig egne forkortelser. Deler du med en kollega, skal reglerne kunne forstås uden din forklaring, og det koster mere i tid at skrive dem ned.

Til sidst: sæt et beløb og en tidsramme på forhånd, ligesom du ville med en anden udgift. Så ved du, om systemet er blevet for tungt, og du kan skære til, før det går ud over selve researchen.

• Antal sager på én gang og forventet varighed
• Om andre skal bruge materialet
• Hvor følsomt materialet er
• Hvor meget tid du realistisk kan afsætte om ugen