Hvad betyder det at afgrænse en sag, før du går i gang med research?

Når vi på kurset bruger ordet afgrænsning, nikker de fleste, men mange er i tvivl om, hvad det konkret indebærer. Forklaringen er enkel: Du bestemmer, hvad din sag handler om, og hvad den ikke handler om, før du begynder at lede efter svar. Det lyder som en formalitet, men det er den beslutning, der afgør, om du om tre uger sidder med et overskueligt materiale eller en bunke løsrevne fund.

Jeg underviser i dokumentorganisering, og jeg møder ofte konsekvensen af manglende afgrænsning på et sent tidspunkt: mapper, der vokser uden retning, og noter om emner, som aldrig kom i brug. Problemet opstår ikke i arkivet, men i den allerførste time, hvor sagen stadig føltes åben, og alt virkede relevant.

Afgrænsning er altså ikke en begrænsning af din nysgerrighed. Den er en måde at beskytte den på, så du bruger den på det, der kan besvare dit spørgsmål.

Et emne er ikke en sag. Kommunale p-pladser er et emne. Hvorfor er antallet af p-pladser ved bymidten faldet, og hvem besluttede det, er en sag. Forskellen er, at spørgsmålet kan besvares, og at du kan se, hvornår du er færdig. I researchplanlægningen på kurset bruger vi tid på netop dette skridt, fordi alt det følgende hænger på det.

Prøv at skrive spørgsmålet som en hel sætning, og læs den højt. Hvis du kan forestille dig to helt forskellige svar, er spørgsmålet sandsynligvis stadig for løst. Hvis du skal bruge ordene og eller samt tre gange, rummer det formentlig flere sager på én gang.

Det er helt i orden at lande på et spørgsmål, der er mindre, end du først havde håbet. En sag, du kan føre til ende, er mere værd end en stor sag, der aldrig bliver afsluttet.

• Skriv spørgsmålet som en fuld sætning
• Undgå at samle flere sager i ét spørgsmål
• Test, om du kan genkende et færdigt svar

I praksis sætter du grænser på tre måder. Den første er indholdsmæssig: hvilke aspekter af sagen tager du med, og hvilke lader du ligge. Den anden er tidsmæssig: hvilken periode dækker din research, for eksempel de seneste fem år frem for hele historien. Den tredje er geografisk eller organisatorisk, altså hvilket sted, hvilken institution eller hvilken gruppe sagen vedrører.

Du behøver ikke bruge alle tre hver gang. Nogle sager er rene tidsspørgsmål, andre handler næsten kun om en enkelt organisation. Pointen er, at du bevidst vælger, i stedet for at lade grænserne opstå af sig selv, mens du læser og søger.

På kurset får du et arbejdsark, hvor du udfylder de tre grænser med få linjer hver. Det tager ti minutter, og de fleste oplever, at selve skrivningen afslører, hvor deres idé stadig var uklar.

• Indhold: hvad er med, og hvad er ikke
• Tid: hvilken periode dækker du
• Sted eller aktør: hvem og hvor

En afgrænsning er ikke hugget i sten. Undervejs finder du noget, der peger i en ny retning, og så må du vælge. Her er den skrevne afgrænsning til stor hjælp, for du kan holde det nye fund op mod den og spørge, om det hører til sagen eller til en anden sag. Ofte er svaret, at det er en anden sag, som du kan notere og vende tilbage til.

Det er den vane, jeg selv holder fast i: En side i notesbogen eller en fil, hvor sidespor får lov at ligge, uden at de forstyrrer hovedsporet. Du mister ikke idéen, men du lader den heller ikke styre din uge.

Hvis du derimod beslutter, at afgrænsningen skal ændres, så skriv ændringen ned med dato og en kort begrundelse. Så kan du senere forklare, hvorfor sagen endte, hvor den gjorde.

Den hyppigste fejl er at sætte grænsen så bredt, at den ikke udelukker noget. En afgrænsning, der rummer hele verden, er ingen afgrænsning. Den anden fejl er det modsatte: at snævre så meget ind på forhånd, at du risikerer at overse noget væsentligt uden for rammen. Her hjælper det at sige højt, hvad du ville gøre, hvis dit første spor viste sig at være en blindgyde.

En tredje fejl er at afgrænse i hovedet og aldrig skrive det ned. Hvad man bærer rundt på mentalt, flytter sig stille og roligt. Efter en uge er du ikke længere sikker på, om du besluttede at dække alle kommuner eller kun to.

En fjerde er at gøre afgrænsningen til et løfte til andre, før den er afprøvet. Lad den gerne stå en dag eller to, og se, om den holder.

• For bred: den udelukker intet
• For snæver: du risikerer at overse noget væsentligt
• Kun i hovedet: den skrives aldrig ned

Tag en sag, du overvejer at researche, og skriv først spørgsmålet som en hel sætning. Skriv derefter tre korte linjer: hvad er med, hvilken periode dækker du, og hvilken aktør eller hvilket sted drejer det sig om. Det er hele øvelsen, og den kræver kun papir og en pen.

Læs det igennem næste dag med friske øjne. Er der ord, du ikke kan forklare for en kollega, så skær dem væk eller præciser dem. Når du kan fortælle sagen på under et minut, uden at tabe tråden, er den afgrænset godt nok til at begynde.

Derfra kan du lave en plan for, hvor svarene findes, og hvor lang tid du giver dig. Det er næste skridt i modulet om researchplanlægning, og det bygger direkte på det, du har skrevet her.